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制度建设

    

关于进一步加强学院档案管理工作的通知
2017-05-05 10:01  

甘政院马字〔2017〕4号

各办公室,院团委:

为了贯彻落实学校《关于做好2016年度文件材料归档和历史档案征集工作的通知》(甘政院发[2017]36号)和《关于以学校名义开展的各类重大活动相关资料归档的通知》(甘政院发[2015]158号)文件精神,更好地传承学院优秀文化,促进我院档案管理工作的规范化,切实提高档案工作服务于教学、科研、管理等工作的能力和水平,根据学校《档案管理办法》,结合我院档案管理工作实际,现就做好我院文件材料归档工作的有关事宜通知如下:

一、加强对档案工作重要性的认识,积极做好档案工作

档案工作是学校管理工作的重要组成部分,是办好学校的基础性工作,是衡量学校管理能力和水平的重要标志。我院全体教职工、特别是各办公室行政人员必须树立“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的政治意识,增强做好档案工作的使命感和责任感,做好以下工作:一是在具体工作中认真贯彻落实国家档案法律法规,依法管档、依法治档、依法用档,不断加强对各类档案材料的搜集、整理、归档工作;二是要做好行政人员流动、交替过程中的档案材料、特别是电子类文档的交接、保存工作;三是做好对校档案馆报送档案材料的整理、交接、归档工作。

二、当前需要认真做好的几类档案材料整理归档工作

教务办负责将当年本科毕业生成绩表、本科生优秀毕业论文于6月30日前报送档案馆;学工办负责将当年毕业证发放签名册、毕业生班级照片于6月30日前报送档案馆;各办公室、院团委负责将2012-2015年间需要归档的档案材料于今年9月30日前上交学院办,由学院办公室负责汇总统一报送校档案馆;其他需要归档的档案材料一律于当年12月30日前上交学院办,由学院办公室负责汇总统一报送校档案馆。

各个办公室(委)由于工作内容的不同,所要归档的材料各不相同,学院档案资料包括了具有永久保存价值的文字、图片、实物等各方面内容,各办公室(委)根据档案材料归档任务分解表中的要求进行的材料归档。

三、文件材料归档的要求

学院档案真实记录了学院发展历史,是评估工作质量、评价各项工作成果、衡量学院管理水平的重要依据,也是学校档案管理工作的重要组成部分。各办公室(委)负责人要高度重视档案管理工作,及时督促办公室人员做好档案资源的收集整理工作,按时做好归档。

我院档案工作主管领导为张映文院长,各办公室、院团委工作具体由各分管领导具体负责,兼职档案员为学院办公室李玲。

 

附件:马克思主义学院档案材料归档任务分解表

    

                                             马克思主义学院

                                              2017年5月4日

 

 

附件:

马克思主义学院档案材料归档任务分解表

 

目录

序号

归档范围

保 管

期 限

负责

部门

责任

领导

JX

1

学院年度工作计划、总结(部门年度计划和总结送至校办统一移交);

永久

学院办

张映文

2

学院党政联席会议、党委会议、院务会议记录;

永久

综合办

学院办

3

学院教学、科研、学生管理工作的文件材料;

30年

教务办、学工办

赵  菁

4

本科毕业生成绩表;

永久

教务办

赵  菁

5

毕业证发放签名册;

30年

学工办

张志奇

6

本科毕业生优秀论文;

30年

教务办

赵  菁

7

毕业生班级照片(包括每个教学班学生合影照片和授予学士学位时班级合影照片,照片7寸不过塑,并附电子版);

永久

学工办

张志奇

8

教师主编的正式出版的著作;

30年

教务办

赵  菁

9

知名教授、专家讲学活动中形成的照片和音像资料;

30年

综合办

张映文

10

本学院编制的教学声像材料;

30年

教务办

赵  菁

11

学科建设规划;

30年

教务办

赵  菁

12

上级针对重点建设项目、重点学科的文件材料;

永久

教务办

赵  菁

13

国家重点学科、省级重点学科的申报、管理、评估和验收等文件;

永久

教务办

赵  菁

14

校内以学科建设及其他方式设立 的各项资助基金的管理、规划和协调使用等文件材料;

永久

教务办

赵  菁

15

其他有保存价值的文件材料、实物及照片、音像资料。

 

综合办

张映文

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